Aftrekbare zakelijke kosten 2026: volledig, beperkt of niet?
Zakelijke kosten aftrekken is één van de simpelste manieren om minder belasting te betalen: hoe lager je winst, hoe minder inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting je afdraagt. Maar wat mag je in 2026 nu wél aftrekken, wat maar deels en wat helemaal niet? In deze blog leggen we het uit.
Belangrijk om te weten: de Belastingdienst kijkt streng mee of kosten écht zakelijk zijn en binnen “redelijke grenzen” vallen. Wèl slim gebruikmaken van de regels, maar géén onnodige fratsen dus.
De basis: wat zijn zakelijke kosten volgens de Belastingdienst?
De hoofdregel verandert in 2026 niet: een kostenpost is zakelijk als je die redelijkerwijs maakt voor je onderneming en niet (of nauwelijks) privé gebruikt. Denk aan:
- huur en inrichting van je kantoor
- laptop, telefoon, software
- marketing- en advieskosten
- zakelijke reis- en vervoerskosten
Let hierbij ook op investeringen: koop je iets dat duurder is dan €450,- exclusief btw en gaat het langer dan één jaar mee? Dan is het meestal een bedrijfsmiddel dat je over meerdere jaren moet afschrijven in plaats van in één keer alles af te trekken.
Privé-uitgaven zoals kapper, dagelijkse kleding of boodschappen blijven niet aftrekbaar, ook niet als je de uitgaven doet vanwege een afspraak met een klant.
Volledig aftrekbare zakelijke kosten
In 2026 blijft een groot deel van je “gewone” bedrijfskosten gewoon 100% aftrekbaar, zoals:
- Huur van bedrijfsruimte (buiten je woning)
- Kantoorkosten en -inrichting
- Computers, randapparatuur en zakelijke software (via kosten of afschrijving)
- Zakelijke telefoongesprekken en zakelijke mobiele abonnementen
- Vakliteratuur, cursussen om je bestaande vakkennis op peil te houden
- Zakelijke reiskosten met ov, taxi of vliegtuig (mits aantoonbaar d.m.v. kilometerregistratie of tickets bijvoorbeeld)
Handig om te weten: studiekosten zijn alleen aftrekbaar als ze dienen om je bestaande kennis up-to-date te houden; opleidingen om iets heel nieuws te leren vallen hier meestal niet onder.
Beperkt aftrekbare kosten: gemengde kosten
Dan de categorie waar veel ondernemers over struikelen: gemengde kosten. Dat zijn uitgaven met zowel een zakelijk als een privé-element, zoals:
- representatie (bijvoorbeeld recepties, zakelijke borrels)
- relatiegeschenken in de vorm van eten, drinken en genotmiddelen
- congressen, seminars, studiereizen
Voor deze onkosten geldt een beperking.
De Belastingdienst hanteert twee smaken voor ondernemers in de inkomstenbelasting:
- óf je gebruikt de drempel: de eerste € 5.700 aan gemengde kosten is niet aftrekbaar, alles daarboven wel
- óf je kiest voor de 80%-regeling: je trekt standaard 80% van deze kosten af en 20% niet
Dankzij het Belastingplan 2026 verandert de berekening van het 0,4% gezamenlijk belastbaar loon. Tot en met 2025 telden ook werkkostenregeling-vergoedingen mee, vanaf 2026 alleen nog loon waarover écht loonbelasting is ingehouden. Dit kan betekenen dat meer ondernemers onder de drempel van € 5.700 blijven en dus méér gemengde kosten kunnen aftrekken.
Heb je een bv en betaal je vennootschapsbelasting? Dan geldt voor gemengde kosten een ander percentage (73,5% aftrekbaar, 26,5% niet).
Kortom: gemengde kosten zijn niet “fout”, maar je moet er wel rekening mee houden dat je ze niet volledig kunt aftrekken – tenzij die nieuwe 0,4%-berekening jou helpt.
Niet-aftrekbare zakelijke kosten
Een paar soorten onkosten zijn gewoon niet aftrekbaar. Daar kun je lang of kort over praten, maar de Belastingdienst is hier heel duidelijk over:
- Kosten met overduidelijk privékarakter, zoals alledaagse kleding (geen werkkleding), kapper, cosmetica
- Telefoon- en internetabonnement thuis als je die niet zakelijk kunt onderbouwen
- Algemeen leesvoer (kranten, tijdschriften zonder direct vakinhoudelijk doel)
- Geldboetes en bepaalde bestuurlijke boetes
- Vaartuigen en luxezaken die vooral representatief/privé zijn (tenzij heel specifiek zakelijk onderbouwd)
Bovendien is de Belastingdienst in recente jaren extra alert op onzakelijke uitgaven die toch in de zakelijke aangifte belanden. Dus: twijfel je? Dan is het vaak óf niet aftrekbaar, óf het is slim om eerst je boekhouder of fiscalist te bellen.
2026: zelfde kosten, ander belastingeffect
In 2026 verandert niet wát je mag aftrekken, maar vooral hoeveel belasting je écht bespaart. Door tariefcorrecties breng je bepaalde aftrekbare kosten in de praktijk maar tegen een lager tarief in mindering.
Concreet: dezelfde € 1.000 aan aftrekbare kosten levert in 2026 mogelijk netto minder belastingvoordeel op dan in eerdere jaren, afhankelijk van de schijf waarin je valt en welke aftrekpost het is. De bedrijfskosten zijn dus nog steeds aftrekbaar, alleen de “korting” via de belasting is kleiner.
Praktische tips om geen aftrek te laten liggen
Een paar praktische tips om in 2026 binnen de regels zoveel mogelijk belastingvoordeel te krijgen:
- Boekhoud alles strak
- Gebruik categorieën (volledig, beperkt, niet aftrekbaar), zodat je bij de aangifte niet hoeft te puzzelen.
- Bewaar bonnetjes en facturen
- Zeker voor gemengde kosten en reizen wil de Belastingdienst bewijs zien als er vragen komen.
- Check jaarlijks de drempels en percentages
- Denk aan de grens voor gemengde kosten en eventuele tariefcorrecties.
- Leg twijfelgevallen vast
- Noteer kort waarom je vindt dat iets zakelijk is (bijvoorbeeld relatiegeschenk, congresbezoek, vakopleiding).
- Laat eens per jaar je aangifte of boekhouding checken
- Een adviseur kan vaak meer aftrekbare kosten vinden én tegelijk voorkomen dat je te ver gaat.
Tot slot: denk fiscaal slim, niet creatief
Zakelijke kosten aftrekken in 2026 blijft een mooie manier om je belastingdruk eerlijk omlaag te krijgen. Zolang de uitgaven echt bij je onderneming horen, netjes onderbouwd zijn en je de regels rond beperkte aftrek goed volgt, kun je zonder gedoe profiteren van wat er mogelijk is.
Maar: ga niet creatief schuiven met privé-uitgaven die eigenlijk niets met je bedrijf te maken hebben. De Belastingdienst controleert daar scherp op, en een correctie (plus boete) kost je vaak meer dan het ooit heeft opgeleverd.
Wil je als ondernemer vooral focussen op je business en niet op de belastingregels? Dan helpt een goede boekhouder of financieel partner je om het maximale uit je aftrekbare kosten te halen – binnen de lijntjes.
Let op: deze blog is algemene informatie en geen persoonlijk fiscaal advies. Wil je graag persoonlijk advies? Onze boekhouders gaan graag met je om tafel.
